GDPR候補者プライバシー通知

1. この文書の目的:

JOSEPH Limitedは「データ管理者」です。これは、あなたに関する個人情報をどのように保持し使用するかを決定する責任があることを意味します。あなたは、私たちと一緒に働くために応募しているため（従業員、労働者、契約者、または他の役割、例えば職業訓練として）、この通知を確認しています。この通知は、あなたの個人データがどのように、なぜ使用されるのか、つまり採用活動の目的で、通常どのくらいの期間保持されるのかを認識させます。これは、一般データ保護規則((EU) 2016/679) (GDPR)の下で提供されなければならない特定の情報を提供します。

2. データ保護の原則:

私たちはデータ保護法と原則を遵守し、あなたのデータが以下のように扱われることを意味します:
合法的、公正かつ透明な方法で使用されます。

あなたに明確に説明した有効な目的のためにのみ収集され、それらの目的と矛盾する方法では使用されません。

お知らせした目的に関連し、それらの目的にのみ限定されます。

正確で最新の状態が保たれます。

お知らせした目的のために必要な期間のみ保持されます。

安全に保管されます。

3. 保持しているあなたに関する情報:

あなたの私たちとの仕事の応募に関連して、以下の個人情報を収集、保管、使用します:

履歴書、カバーレター、ポートフォリオで提供された情報。

申請書に記載された情報、名前、肩書、住所、電話番号、個人メールアドレス、生年月日、性別、職歴、資格、英国での就労権、給与の希望など。

面接中に提供された情報。

面接テストの結果（該当する場合）。

面接のフィードバック（該当する場合）。

4. 個人情報の収集方法:

以下のソースから候補者に関する個人情報を収集します:

あなた、候補者。

採用エージェンシーから、以下のデータカテゴリを収集します: 履歴書、ポートフォリオ、カバーレター、職務経験の概要、給与（現在または希望）、就労権の証拠、または採用プロセス中にエージェンシーが重要と考えるその他の詳細。

非常に限られた場合において、バックグラウンドチェックや信用調査機関によるチェックを行うことがありますが、その場合はチェックを行う前にお知らせし、収集するデータのカテゴリをお知らせします。

指定された推薦者から、以下のデータカテゴリを収集します: 職歴、具体的な雇用日や報告ラインを含む。

あなたのLinkedInプロファイルや他のオンラインでアクセス可能なソーシャルメディアプロファイルを確認することもあります。

5. あなたに関する情報の使用方法:

収集した個人情報を以下の目的で使用します:

役割に対するスキル、資格、適性を評価するため。

バックグラウンドや推薦チェックを行うため（該当する場合）。

採用プロセスについてあなたとコミュニケーションを取るため。

採用プロセスに関連する記録を保持するため。

法的または規制要件を遵守するため。

その役割に誰かを任命することが私たちのビジネスにとって有益であるため、その役割にあなたを任命するかどうかを決定することは私たちの正当な利益です。

また、あなたとの雇用契約を結ぶかどうかを決定するために、あなたの個人情報を処理する必要があります。

あなたの履歴書とカバーレター/申請書と給与の希望がある場合、結果から 面接時に受けたテスト、その情報を処理して、その役職にショートリストされるための基本要件を満たしているかどうかを判断します。面接のためにあなたを呼ぶことを決定した場合、面接で提供された情報を使用して、その役職を提供するかどうかを決定します。役職を提供することを決定した場合、非常に限られた状況で、リファレンスを取得し、信用/犯罪記録のチェックを行った後に、任命を確認します。

6. 個人情報を提供しなかった場合:

資格の証明や職歴の証拠など、申請を検討するために必要な情報を要求されたときに提供しなかった場合、申請を正常に処理することはできません。たとえば、この役職に対して信用調査やリファレンスが必要であり、関連する詳細を提供しなかった場合、申請を進めることができません。

7. 特に敏感な個人情報の使用方法:

特に敏感な個人情報を以下の方法で使用します:

障害の状態に関する情報を使用して、採用プロセス中に適切な調整が必要かどうかを検討します。たとえば、調整が必要かどうかを検討します。

人種や国籍、民族的出自、宗教、哲学的または道徳的信念、性的生活や性的指向に関する情報を提供された場合、この情報を使用して、意味のある平等な機会の監視と報告を確保することができます。

8. 犯罪歴に関する情報:

犯罪歴に関する情報を処理することを想定していませんが、申告を求める場合は、その情報を安全にファイルに保管します。

9. 自動意思決定:

自動意思決定に基づいて、あなたに重大な影響を与える決定の対象にはなりません。

10. データ共有:

申請を処理するために、HRISシステム、採用代理店、およびグループ内の団体などの第三者と個人情報を共有します。すべての第三者サービスプロバイダーおよびグループ内の他の団体は、ポリシーに従って個人情報を保護するための適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。第三者サービスプロバイダーが個人データを自分の目的で使用することは許可していません。指定された目的のためにのみ、当社の指示に従って個人データを処理することを許可しています。

11. データセキュリティ:

個人情報が偶然に紛失されたり、無許可で使用またはアクセスされたり、変更されたり、開示されたりしないようにするための適切なセキュリティ対策を講じています。さらに、個人情報へのアクセスを、ビジネス上の必要がある従業員、代理人、契約者、およびその他の第三者に制限しています。彼らは当社の指示に基づいてのみ個人情報を処理し、機密保持義務があります。

データセキュリティ違反が疑われる場合の手続きを整備しており、法的に必要な場合には、違反が疑われる場合には、あなたと適用される規制当局に通知します。

12. データ保持:

役職に任命するかどうかの決定をあなたに伝えた後、12ヶ月間個人情報を保持します。この期間、法的請求があった場合に、禁止された理由で候補者を差別していないことを示し、公正かつ 透明な方法で。さらに、この期間内に再びその役割の採用が必要になった場合、あなたのプロフィールを再検討することがあります。この期間が過ぎた後は、適用される法律および規制に従って、あなたの個人情報を安全に破棄します。

13. アクセス、修正、消去、および制限の権利:

特定の状況下で、法律により以下の権利があります:

アクセスの要求 （一般に「データ主体アクセス要求」として知られています）。これにより、当社が保有するあなたの個人情報のコピーを受け取り、当社がそれを合法的に処理していることを確認できます。

修正の要求 当社が保有するあなたの個人情報の修正を要求することができます。これにより、不完全または不正確な情報を修正することができます。

消去の要求 個人情報の消去を要求することができます。これにより、処理を続ける正当な理由がない場合に個人情報を削除または除去するよう求めることができます。また、処理に反対する権利を行使した場合に個人情報の削除または除去を求める権利もあります（下記参照）。

処理に反対する 正当な利益（または第三者の利益）に基づいて処理を行っている場合、特定の状況によりこの理由で処理に反対する権利があります。また、直接マーケティングの目的で個人情報を処理している場合にも反対する権利があります。

処理の制限を要求する 個人情報の処理を一時停止するよう求めることができます。例えば、情報の正確性や処理の理由を確認したい場合です。

個人情報の移転を要求する 他の当事者への個人情報の移転を要求することができます。

個人情報のレビュー、確認、修正、消去の要求、個人データの処理に対する反対、または他の当事者への個人情報のコピーの移転を要求したい場合は、データ保護マネージャー、ウォーレン・ハンプトン、ITおよびHR@JOSEPH.co.ukまで書面でご連絡ください。

13.1 同意の撤回権:

この役割に応募した際に、採用活動の目的で個人情報を処理することに同意しました。その目的での処理に対する同意をいつでも撤回する権利があります。同意を撤回するには、データ保護マネージャー、ウォーレン・ハンプトン、ITおよびHR@JOSEPH.co.ukまでご連絡ください。あなたが同意を撤回したことを通知された後、当社は応募書類を処理せず、保持ポリシーに従ってあなたの個人データを安全に処分します。

13.2 データ保護責任者:

当社は、このプライバシー通知の遵守を監督するためにデータプライバシーマネージャーを任命しました。このプライバシー通知や個人情報の取り扱いについて質問がある場合は、warren.hampton@JOSEPH.co.ukおよびHR@JOSEPH.co.ukまでデータプライバシーマネージャーにご連絡ください。データ保護問題については、英国の監督機関である情報委員会事務局（ICO）にいつでも苦情を申し立てる権利があります。

応募書類を提出することにより、JOSEPH Limitedが応募および関連書類を、採用およびオンボーディングプロセスが完了するまで保持することに同意します。