GDPR 候補者プライバシー通知

1. この文書の目的:

JOSEPH Limitedは「データ管理者」です。これは、あなたに関する個人情報をどのように保持し、使用するかを決定する責任があることを意味します。あなたは私たちと一緒に働くために応募しているため（従業員、労働者、契約者、またはその他の形態で、例えば職業体験）、この通知を確認しています。この通知は、あなたの個人データがどのように、なぜ使用されるのか、具体的には採用活動の目的で使用されること、そして通常どのくらいの期間保持されるのかを認識させます。これは、一般データ保護規則（(EU) 2016/679）(GDPR)の下で提供されなければならない特定の情報を提供します。

2. データ保護の原則:

私たちはデータ保護法と原則を遵守し、あなたのデータが以下のように扱われることを意味します:
合法的、公正かつ透明な方法で使用されます。

あなたに明確に説明した有効な目的のためにのみ収集され、それらの目的と矛盾する方法では使用されません。

お知らせした目的に関連し、それらの目的に限定されます。

正確で最新の状態に保たれます。

お知らせした目的のために必要な期間のみ保持されます。

安全に保管されます。

3. あなたに関する情報:

私たちとの仕事の応募に関連して、以下のカテゴリの個人情報を収集、保存、使用します:

履歴書、カバーレター、ポートフォリオに提供された情報。

応募フォームに提供された情報、名前、肩書き、住所、電話番号、個人メールアドレス、生年月日、性別、職歴、資格、英国での就労権、給与期待値を含む。

面接中に提供された情報。

面接テストの結果（該当する場合）。

面接のフィードバック（該当する場合）。

4. 個人情報の収集方法:

候補者から以下の情報源から個人情報を収集します:

あなた、候補者。

採用エージェンシーから、以下のデータカテゴリを収集します: 履歴書、ポートフォリオ、カバーレター、職務経験の概要、給与（現在または希望）、就労権の証拠、またはエージェンシーが採用プロセス中に重要と考えるその他の詳細。

非常に限られた場合において、バックグラウンドチェックや信用調査機関とのチェックを行うことがあります。その場合、チェックを行う前にあなたに通知し、収集するデータのカテゴリをお知らせします。

あなたが指名した推薦者から、以下のデータカテゴリを収集します: 職歴、特定の雇用日や報告ラインを含む。

また、LinkedInプロフィールやオンラインでアクセス可能なその他のソーシャルメディアプロフィールを確認することがあります。

5. あなたに関する情報の使用方法:

収集した個人情報を以下の目的で使用します:

役職に対するスキル、資格、適性を評価します。

バックグラウンドチェックや推薦状の確認を行います（該当する場合）。

採用プロセスについてあなたと連絡を取ります。

採用プロセスに関連する記録を保持します。

法的または規制上の要件を遵守します。

役職にあなたを任命するかどうかを決定することは、私たちの正当な利益にかなっています。なぜなら、その役職に誰かを任命することは私たちのビジネスにとって有益だからです。

また、あなたとの雇用契約を結ぶかどうかを決定するために、あなたの個人情報を処理する必要があります。

あなたの履歴書とカバーレター/応募フォームと給与期待値を受け取った後、該当する場合の結果から 面接で受けたテスト、その情報を処理して、役職の候補者リストに載せるための基本要件を満たしているかどうかを判断します。面接にお呼びすることを決定した場合、面接で提供された情報を使用して、役職を提供するかどうかを決定します。役職を提供することを決定した場合、非常に限られた状況で、任命を確認する前に、推薦状を取り上げ、信用/犯罪記録のチェックを行います。

6. 個人情報を提供しない場合:

申請を考慮するために必要な情報（資格や職歴の証拠など）を求められた際に提供しない場合、申請を成功裏に処理することができません。例えば、この役職にクレジットチェックや推薦状が必要であり、関連する詳細を提供しない場合、申請を進めることができません。

7. 特に敏感な個人情報の使用方法:

特に敏感な個人情報を以下の方法で使用します:

障害の状態に関する情報を使用して、採用プロセス中に適切な調整が必要かどうかを検討します。例えば、調整が必要かどうかを検討します。

人種、国籍または民族的出自、宗教、哲学的または道徳的信念、性的生活または性的指向に関する情報を提供していただいた場合、この情報を使用して、意味のある平等な機会の監視と報告を確保します。

8. 犯罪歴に関する情報:

犯罪歴に関する情報を処理することは想定していませんが、申告を求める場合には、この情報は安全にファイルに保管されます。

9. 自動意思決定:

自動意思決定のみに基づいて、あなたに重大な影響を与える決定の対象にはなりません。

10. データ共有:

申請を処理する目的で、以下の第三者と個人情報を共有します: HRISシステム、採用代理店、またはグループ内のエンティティ。すべての第三者サービスプロバイダーおよびグループ内の他のエンティティは、ポリシーに沿って個人情報を保護するための適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。第三者サービスプロバイダーが個人データを自分の目的で使用することは許可していません。指定された目的のためにのみ、私たちの指示に従って個人データを処理することを許可しています。

11. データセキュリティ:

個人情報が偶然に紛失、無断で使用またはアクセス、変更、または開示されるのを防ぐために、適切なセキュリティ対策を講じています。さらに、個人情報へのアクセスを、業務上知る必要がある従業員、代理人、契約者、および他の第三者に制限しています。彼らは私たちの指示に従ってのみ個人情報を処理し、機密保持義務を負っています。

データセキュリティ違反の疑いがある場合に対処するための手順を講じており、法的に義務付けられている場合には、疑わしい違反についてあなたと適用される規制当局に通知します。

12. データ保持:

役職に任命するかどうかの決定をあなたに伝えた後、12か月間個人情報を保持します。この期間、法的請求があった場合に、禁止された理由で候補者を差別していないこと、採用活動を公正に行ったことを示すために個人情報を保持します。 透明な方法で。また、この期間内に再度役割のための採用が必要になった場合、あなたのプロフィールを再検討することがあります。この期間が過ぎた後は、適用される法律および規制に従って、あなたの個人情報を安全に破棄します。

13. アクセス、修正、消去、制限の権利:

特定の状況下で、法律によりあなたは以下の権利を有します:

アクセスの要求 （一般に「データ主体アクセス要求」として知られる）あなたの個人情報へのアクセスを要求することができます。これにより、私たちが保有するあなたの個人情報のコピーを受け取り、それが合法的に処理されているか確認することができます。

修正の要求 私たちが保有するあなたの個人情報の修正を要求することができます。これにより、私たちが保有する不完全または不正確な情報を修正することができます。

消去の要求 あなたの個人情報の消去を要求することができます。これにより、処理を続ける正当な理由がない場合に、私たちに個人情報を削除または除去するよう求めることができます。また、処理に対する異議を行使した場合（以下参照）、個人情報の削除または除去を求める権利もあります。

処理に対する異議 私たちが正当な利益（または第三者の利益）に依拠している場合で、あなたの特定の状況によりこの理由での処理に異議を唱えたい場合に、あなたの個人情報の処理に異議を唱える権利があります。また、私たちがあなたの個人情報をダイレクトマーケティングの目的で処理している場合にも異議を唱える権利があります。

処理の制限の要求 あなたの個人情報の処理を一時停止するよう求めることができます。たとえば、情報の正確性や処理の理由を確認したい場合などです。

転送の要求 あなたの個人情報を他の当事者に転送するよう求めることができます。

あなたの個人情報のレビュー、確認、修正、消去の要求、個人データの処理に対する異議、またはあなたの個人情報のコピーを他の当事者に転送するよう要求したい場合は、データ保護マネージャー、ウォーレン・ハンプトン、ITおよびHR@JOSEPH.co.ukに書面でご連絡ください。

13.1 同意を撤回する権利:

この役割に応募した際、採用活動の目的であなたの個人情報を処理することに同意しました。この目的での処理に対する同意をいつでも撤回する権利があります。同意を撤回するには、データ保護マネージャー、ウォーレン・ハンプトン、ITおよびHR@JOSEPH.co.ukにご連絡ください。同意を撤回した通知を受け取った後、私たちはあなたの応募を処理しなくなり、保持ポリシーに従って、あなたの個人データを安全に処分します。

13.2 データ保護責任者:

このプライバシー通知の遵守を監督するためにデータプライバシーマネージャーを任命しました。このプライバシー通知やあなたの個人情報の取り扱いについて質問がある場合は、warren.hampton@JOSEPH.co.ukおよびHR@JOSEPH.co.ukのデータプライバシーマネージャーにご連絡ください。データ保護問題に関する英国の監督機関である情報コミッショナーオフィス（ICO）にいつでも苦情を申し立てる権利があります。

あなたの応募を提供することにより、JOSEPH Limitedがあなたの応募およびあなたが提出したその他の文書を、採用およびオンボーディングプロセスが完了するまで保持することに同意したことになります。